Les parlements nationaux des pays candidats à l'adhésion et de tout État européen (non membre de l'UE) membre de l'OTAN peuvent être représentés par des délégations ayant le statut d'observateur. La conférence est présidée par le parlement de la Présidence en étroite collaboration avec le Parlement européen. Le haut représentant de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité est invité aux réunions pour présenter les priorités et la stratégie de l'UE dans ce domaine.

La conférence interparlementaire peut adopter par consensus des conclusions sur les questions de PESC et de PSDC liées à l'ordre du jour de la conférence. Les conclusions ne sont pas contraignantes pour les parlements nationaux ou le Parlement européen et ne préjugent pas de leurs positions. Elles prennent généralement la forme d'une déclaration commune des coprésidents. La présidence transmet les conclusions à toutes les délégations, aux présidents des parlements nationaux et du Parlement européen, aux présidents du Conseil européen, de la Commission et au haut représentant de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité, pour information.