Parlamenty narodowe państw kandydujących do członkostwa oraz każdego europejskiego (nie należącego do UE) państwa członkowskiego NATO mogą być reprezentowane przez delegacje o statusie obserwatorów. Konferencji przewodniczy parlament prezydencji w ścisłej współpracy z Parlamentem Europejskim. Na posiedzenia jest zapraszany wysoki przedstawiciel Unii ds. zagranicznych i polityki bezpieczeństwa, aby przedstawić priorytety i strategię UE w tym zakresie.

Konferencja Międzyparlamentarna może przyjmować w drodze konsensusu konkluzje dotyczące kwestii WPZiB i WPBiO związanych z porządkiem dziennym konferencji. Konkluzje nie wiążą parlamentów narodowych ani Parlamentu Europejskiego, ani nie przesądzają ich stanowisk. Zazwyczaj przyjmują formę wspólnego oświadczenia współprzewodniczących. Parlament prezydencji przekazuje konkluzje do wiadomości wszystkich delegacji, przewodniczących parlamentów narodowych i Parlamentu Europejskiego, przewodniczących Rady Europejskiej i Komisji oraz wysokiego przedstawiciela Unii ds. zagranicznych i polityki bezpieczeństwa.